株式会社iRup 様

• 導⼊前の課題

  手始めに、人事労務管理と経理業務に負荷が高いと考え、Freee会計とFreee人事労務を導入することにした。請求書が作成できることも魅力であったが、ここで問題が生じた。請求書に記載する金額を算出するまでに、大変な作業が発生していたことがわかった。毎月の常駐先での作業報告を集計した、様式の異なる月報をもとに、一つずつスプレッドシートに転記を行い、作業者分作成し、月間の総作業時間から、各人の精算条件にあわせた請求額の確定を行い、請求書の作成発行を月末から月初に集中して行っていた。この作業を行うにも、従業員からの作業報告が遅れれば、その時点で督促を行い、請求書発行の期限までに対応を行っていた。

• 導⼊後の効果

  自社に合うシステムとAPI連携ができる製品を選定するのには、とにかく時間がかかった。無料体験や機能を網羅している製品を実際に導入してみると、使い勝手が悪いといったことが発生し、選定作業には数回試行錯誤を繰り返した結果、請求書の作成・発行までの自動化を断念し、案件管理や契約条件の管理が可能なクラウドのＥＲＰを導入することにした。その後、センターフィールド社が協力的にベンダーへアクションしてくれたおかげで、同ベンダーがAPIの開発を着手することになり、完成後、自動連携する道筋が見えた。想定していた自動化範囲ではなかったが、導入後の効果は予想以上のものだった。今まで当たり前に行っていた定例作業のため、時間がかかるのは仕方がないと思っていたが、1週間残業をしながら行っていた月報作成・請求書作成・請求書発行作業が、残業することもなく1日で終わるようになった。

• 事例概要

  事業拡大の過程で、増加した事務負担

  設立2年目にして、おかげさまで順調に事業拡大を進めて参りました。ただし、事業拡大における過程の中で、事務負担が増加していき、手が回らなくなってきた。手作業中心の業務を効率化するため、社内業務の仕組みを見直し、デジタルを活用した社内業務へ変革していきたいと考え、社内デジタル化をはじめることにした。

• 導入前の課題

  請求書記載までに金額算出する作業が膨大だったことが判明！

  手始めに、人事労務管理と経理業務に負荷が高いと考え、Freee会計とFreee人事労務を導入することにした。請求書が作成できることも魅力であったが、ここで問題が生じた。請求書に記載する金額を算出するまでに、大変な作業が発生していたことがわかった。毎月の常駐先での作業報告を集計した、様式の異なる月報をもとに、一つずつスプレッドシートに転記を行い、作業者分作成し、月間の総作業時間から、各人の精算条件にあわせた請求額の確定を行い、請求書の作成発行を月末から月初に集中して行っていた。この作業を行うにも、従業員からの作業報告が遅れれば、その時点で督促を行い、請求書発行の期限までに対応を行っていた。

• 選んだ理由

  作業負荷を減らすことができる仕組みだと判断！

  SESの請求業務に対応が可能なシステムを調査したが、現場の作業負荷を減らすのに有効なものが見つからなかった。そんな中、LinkRevo事業を営むセンターフィールドを紹介された。LinkRevoの説明を聞き、異なったシステムを自動連携させることができれば、別のシステムを導入しても現場の作業負担が増えない。今後も業務に必要なアプリケーションを導入しても、自動連携ができるので、作業負荷を心配する必要もないと考えた。

• 導入後の効果

  1週間残業をしながら「当たり前の定例」と行っていた作業が、残業することもなく1日で終了！

  自社に合うシステムとAPI連携ができる製品を選定するのには、とにかく時間がかかった。無料体験や機能を網羅している製品を実際に導入してみると、使い勝手が悪いといったことが発生し、選定作業には数回試行錯誤を繰り返した結果、請求書の作成・発行までの自動化を断念し、案件管理や契約条件の管理が可能なクラウドのＥＲＰを導入することにした。その後、センターフィールド社が協力的にベンダーへアクションしてくれたおかげで、同ベンダーがAPIの開発を着手することになり、完成後、自動連携する道筋が見えた。想定していた自動化範囲ではなかったが、導入後の効果は予想以上のものだった。今まで当たり前に行っていた定例作業のため、時間がかかるのは仕方がないと思っていたが、1週間残業をしながら行っていた月報作成・請求書作成・請求書発行作業が、残業することもなく1日で終わるようになった。

• 今後の展望

  定例業務の見直しを行い、自動化を促進していき、人に依存しないバックヤードを構築していきたい

  今は総請求時間の算出までだが、この値を請求書発行のシステムで自動計算させると、今1日かかっている請求書作成作業も1時間で発行までできるようになると予測する。また、請求書の発行だけであれば、外部のサービスと連携することで、作業自体をなくすことも可能になるはず。何よりも、事業拡大に伴う作業負担がかからない仕組みを手に入れられたことは、安心して事業拡大に向かえる独自の強みとなった。今後は、もっと定例業務の見直しを行い、自動化を促進していき、人に依存しないバックヤードを構築していきたい。